[蝦腦]如何發揮筆記特性最大效率化?各種筆記工具比較

筆記本的種類很多,沒有哪個好或哪個不好。
而是每一種筆記平台或是工具都有它的特性。
我們用我們覺得順手方便的就可以了。

不同的筆記本各取所長,將效率最大化是一件很正點的事情

這邊將我覺得各種筆記使用上的優劣處心得出來提供給大家參考。

電子筆記工具的差異

*EVERNOTE

/ 項目 說明
優點: 當隨身筆記非常適合:合雲端管理個人資料,用手機開啟非常快速方便,免費版本可以手機電腦各一台開啟。
裝置適應性:跨MAC和WINDOW系統,只要有裝置,到哪裡都可以登入帳號找資料⥤建議用來記錄個人的地址、電話、帳號密碼管理,就算出國東西被偷光,只要有裝置登入就可以找到出個人的基本資料。
搜尋功能強大:查找方便,資料亂亂的放著沒關係。
缺點:分類不容易:只能分類一次,筆記本沒有階層的特性,也是因為這個特性,建議筆記可以散亂放置,需要時再搜尋尋找即可。
放圖會變很慢:建議只使用文字。
應用: 當隨手筆記本使用,隨手紀錄
有很強的裝置適應性(各種裝置都能登入)。
因為現代人不會隨手帶筆記本,但一定會隨手帶手機,資料隨手取得和寫入都很快速方便
用手機隨手筆記,回去打開電腦筆記本會自動同步電腦,快速整理筆記草稿。

蝦米子個人是使用EVERNOTE當隨手筆記,回去拿到電腦後將資訊整理至NOTION(個人行事曆、任務清單)或是Google試算表(大量的資料分類整理)。

*Google試算表

/ 項目 說明
優點: 大量寫資料速度快:調整格式很快。
做表格其實很花時間,Excel的形式不只是在複製還是貼上都超快速,大量資料的整理可以超級快。
閱覽也快速:大量資訊可以一目瞭然。
普及率高:任何人都有Google,分享與共用檔案相當容易,大家都能快速上手。
缺點: 版面單調
應用: 適合大量的資料整理及共同合作的專案管理
因為現代人都一定有Google帳號,Google試算表有很強的普及性。
目前還是管理專案的第一把交椅。

整理大量的資料時,編輯速度很快,相對Notion在編輯上因為還要考慮排版以及細節設定,輸入表格要一個一個點開,很花時間。
又可以雲端同步,Google試算表實在是無法捨棄的一項方便工具。

*NOTION

/項目說明
優點Block區塊模組非常方便:像網站排版一樣,多區塊的管理。
筆記內容調整快速:
區塊模組的優勢,筆記「調整內容順序」以及「分類」速度快。
未完成項目、輕重緩急的移動可以快速調整。
缺點格式設定繁瑣:點來點去浪費時間
免費版本有圖片上限5MB:想要弄美美的筆記本要付錢。
版面可愛:但可愛的代價是浪費時間。
學習上手需要時間:因此普及化不及Google,共用專案合作還是推Google。
應用簡單且快速製作個人管理的小網站
待辦清單的製作:進階的子彈筆記使用,省去抄寫時間,快速拖拉項目轉移任務。
個人長期規劃:短中長期目標、夢想清單等等。
有很強的調整性,待辦清單的輕重緩急可以每天快速調整。
我也曾經覺得NOTION好美好漂亮要來使用,但後來還是沒辦法完全轉NOTION。
因為是區塊模組,編輯的速度相對下降,使用上會覺得不方便。
但因為像網站一樣的區塊排版,所以很適合拿來做人生規劃紀錄、夢想版,做出個人風格的筆記。
可惜的是免費版本上傳圖片只有5MB。

*NOTION

/項目說明


優點可以設定提醒:Google月曆也有提醒,順手的整合自己的排程提醒
普及率高:Goolge帳號大家都有,很容易開共用設定,方便工作上共使用
便簽可以換顏色:分類直覺方便
功能獨特性:只有文字、清單、圖片、繪圖、語音
缺點瀑布流排版:閱讀不容易,容易看漏
文字的排版選擇少:只有文字和清單,不能做表格等等大量資訊整理
應用適合在工作使用
有清單項目的選擇,方便多人一起確認待辦事項清單。
方便多人共用,處理專案或是公司事務很方便。
有很強的普及性。

手寫筆記的差異

*手寫筆記(紙本)

/項目說明
優點創意發想:用手書寫可以幫著大腦的創意發想,是確確實實有效果的,在初期企劃以及創意發想的時候建議使用手寫。
缺點無法隨手取得:不是隨時身邊都有便條紙、筆記本,很容易寫不到筆記,所以還是用手機來當隨手筆記是最方便的。
紙本不易留存:也占空間,因為紙本難以翻越查找,過一段時間就會忘記紙本筆記的內容與存在。
應用初期企劃以及創意發想。
有很強的創意發想力。
一時的創意發想建議一定要用手寫。
發想完畢後再歸納需要的重點進電子筆記,方便未來搜尋查找。
但因為翻找不易,建議不用考慮長期保存。

*便條紙筆記(紙本)

/項目說明
優點提醒力很強:放在身邊的紙張,提醒力非常的強烈,省去翻頁翻找筆記的動作,可以節省意志力(Will Power)的使用,不時的提醒任務。
行動力強:寫在紙上會驅動行動力,完成率很高。
減少雜念:一張紙上寫著:洗頭、洗衣服、繳稅、規劃九州旅遊行程,看到清單做就對了,完成率極高。
缺點太多張會很亂:不知道要看哪一張。
應用每天從待辦清單中挑出隔天預計要執行的6項待辦清單,簡短明確即可。
貼在身邊的便條紙,可以有很強的提醒力、執行力與行動力。
每天6項待辦清單是剛剛好的數字,太多做不完、太少沒挑戰。
當天完成後打勾成就感滿滿,完成後紙張直接丟掉沒關係。

*子彈筆記筆術(紙本)

/項目說明
優點工作系統化歸納:任務、計畫、日記。釐清目前狀態,專注於執行任務。
避免數位干擾:強調紙本手寫,減少數位產品導致的注意力渙散。
缺點手抄太耗工耗時間:很難以長期堅持
計畫趕不及變化:優先排序每天都在變,每天重新抄寫都要瘋了
判斷符號消耗腦力:有制定符號的規則建議,但使用上會消耗意志力。
應用搭配電子筆記本NOTION製作待辦清單的,做短中長期的規劃,不太建議用手抄寫。
有很強的整理思緒功能,可以釐清自己的短、中、長期目標。
其實是教你把筆記本分很細,但其實取自己需要的就可以了,不一定要全部接受。

提高效率筆記的注意事項

電子筆記:格式&樣式不要太多

我覺得電子筆記本有一件很重要的事情,就是「格式&樣式不要太多」。
不然在剪貼資訊的時候會很麻煩,還要多一個工具去清掉格式。
不瞞大家,我最愛用的輔助工具筆記其實是「純文字記事本」,甚至是我使用的電腦是MAC我也會特地找出純文字記事本的筆記本來使用。
所有文字貼進去都會消除格式變成純文字,「非常乾淨」,在使用文字編輯可以非常快速。
沒有「純文字記事本」我甚至會沒辦法有效率的工作,會一直分心(汗)。

選可以快速操作的:

寫筆記有一個很重要的點,就是要「快速!」
不然寫了文字後還要調整設定,不僅花心力還浪費時間。
沒有文字大小顏色等等的干擾,只有文字的紀錄。
可以非常專心、快速、直覺。

選方便的:

筆記開啟的路徑也會影響使用的直覺性,路徑太長,筆記才開起來要做的事情就忘光了。

規則不要多:

規則一多不僅在使用的時候消耗意志力,也會因為麻煩所以難以堅持。
建立符號其實也是一種規則,如果在讀取符號還要思考一下的話,建議就不要使用,會浪費我們的意志力。

補充:我們的意志力一天的量是有限的。
意志力比較像打遊戲中的魔法條,用光需要回魔,而回魔最有效的方式是睡覺。
蝦米子小建議:無腦做事情才能保留著意志力,在需要的時候才使用。

紙本和電子筆記的特性:

紙本難以翻閱查找搜尋內容,電子筆記是可以隨時隨地全世界皆可取得。
紙本執行力高,電子筆記很容易只看不做不容易完成。
紙本發想力強,電子筆記在寫的時候常常會靈感消失。

看更多筆記本做參考

EVERNOTE

EVERNOTE的筆記,我是用來做隨手筆記。
另外就是有記錄個人的電話、地址、銀行資訊,常常出國移動或是要提供給別人資訊或是填寫地址的時候需要查看資料,這時候直接拿出手機EVERNOTE抄寫很方便。

NOTION

我用來當目標規劃、待辦清單筆記本使用。
因為階層分類可以分無限多層,清楚明瞭,缺點就是寫入和想要貼出文字轉到其他EXCEL或是寫部落格很花時間。

這一份是自己生活用的待辦事項

區塊系統很方便,可以同時製作兩排、甚至是三排的項目清單。
像我是左邊是必做事項(重急)、右邊是有空可以做的事項(輕緩)。
每天晚上整理隔天要做的工作清單(6項),放到今日任務。

這一份是工作用的待辦事項
「今日任務」後方其實還會有「明日任務」、和「時限任務」
「明日任務」:是沒有完成期限日的
「時限任務」:是有完成期限日的,或是某個日子要做什麼事情也直接寫在這邊,每天晚上再來確認近日要發生的任務拉到「今日任務」執行就可以了。

用個方式可以無腦過生活(  ̄ω ̄)ノ゙,也不用擔心有事情會忘記做。
想起什麼就補進去,每天晚上再來撿任務又可以了。

「完成後的任務」:我會有另一個分頁,把完成後的任務加一個日期直接丟進去。

方便以後還是可以回來看我那天做了什麼。
也就是說也可以當日記,未來是可以搜尋查找的。

Google試算表

筆記本用來用去,還是覺得用這個整理Google試算表資料最方便。
因為我是不做筆記就無法記憶的人(大腦RAM是0),所以我在查資料的時候,一定會一邊整理資訊,資訊太多的時候就需要用Google試算表分類會比較快。

快的動作我是指「編輯的動作」,像是大量資料同時複製貼上、大量格式同時修改、剪貼的速度,這些都是NOTION的表格做不到的。
相容性也高。

蝦米子碎碎念

蝦米子是筆記狂。
雖然學生時期上課都在睡覺,但是對於自己有興趣的事物,像是打工、網頁製作,都會拼死的把細節都記下來。
國高中的時候每天回家花2~3小時寫日記(媽媽以為我在讀書,真是誤會了)。
大學打工完回家花3~4小時寫筆記。
學網頁和日文的時候上完課後下課是以及下課後都一直坐在位子上寫筆記(趕快把會忘記的東西都寫起來就可以放心的忘記了)。

我在沒看過子彈筆記術之前,也會將沒做完的事情抄到隔天或是其他待辦清單裡面。
「當作是給自己的懲罰」,因為自己偷懶沒完成任務,所以不把任務完成每天就要抄寫任務。
後來覺得這做法實在是太浪費時間了,事情之所以沒完成可能是這件事情沒那麼重要,也不需要每天抄寫來懲罰自己。
畢竟時間寶貴,拿來抄一些不重要的事情還不如去打電動我也開心。

該做的任務就卯起來完成,該休息的時候就全心全力的耍廢,不用留時間來懲罰自己抄抄寫寫,每天ㄍㄧㄣ個半死也沒幹太多有意義的事情。

蝦米子只想做有效率的事情不想浪費半滴能量!
便利的筆記!好好利用起來!

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