這次去東京本社支援，老闆讓我幫忙整理宿舍、整理辦公室。
獲得可以整理整個辦公室的許可，超開心٩(^ᴗ^)۶
同事們看到我都跟我說：我資料也好亂我頭腦也好亂、可以幫我整理辦公桌嗎、拜託蝦米子救救我們。
突然覺得自己好像很受歡迎，好開心啊XDDDDD
交給我交給我，全部都交給我吧（笑）
同事下班離開後的桌子，參考（笑）。
辦公室整理案例：用簡單的工具整理專案
＊東京同事們遇到的問題
同事們各自有處理許多專案，我也有耳聞老闆提到過，大家請假的時候東西都找不到不知道做到哪裡，要接手也沒辦法，很痛苦。
後來去了解了東京同事的工作內容後，目前東京同事們遇到的問題是：
- 專案太多頭腦很亂
- 每個案子有有不同進度或變更，進行到哪裡有些不清楚
- 同事休假時，其他同事因為不了解專案，遇到問題要找資料上手也有困難，變成大家很難休息
- 電話一來，大家在找專案的時候不知道是誰負責的、找專案的檔案也找不到
＊診斷
- 專案太多頭腦很亂：因為資料一份一份的，沒有額外做標記，所以一份專案拿起來還要找相關資訊才能判斷內容，這個「尋找和判斷」都是被浪費掉的時間，所以要讓任何人拿到專案後可以快速了解專案內容。
- 每個案子有有不同進度或變更，進行到哪裡有些不清楚：因為有進度也有變化，變化得很快，這部分如果用電子化管理的話又會多一個手續、多一份工，因為繁瑣難以持之以恆，也浪費時間，所以用手寫即可。
- 同事休假時，其他同事因為不了解專案，遇到問題要找資料上手也有困難，變成大家很難休息：這是因為檔案標籤沒有「統一方法」，同一個公司大家討論一個統一標籤的方法是必要的。
- 電話一來，大家在找專案的時候不知道是誰負責的、找專案的檔案也找不到：這也是因為大家專案的標籤沒有標示清楚，所以其他同事難以快速掌握自己以外的人進行專案進度。又為專案變化快，想要快速處理重點事務的話確實不需要電子化，還要花時間敲電腦管理進度，不符合時間成本。
＊解決方案
只要運用小工具就可以解決了：L型資料夾、便條紙、白紙、原子筆，這樣就夠了。
一起來看看吧！
補充：
整理有一個重點，就是「維持要直覺、方便、快速」，如果手續一繁瑣就會很難維持。
所以用「隨手可以取得的工具＋簡單直覺的方法」是必要的。
辦公室整理案例：用簡單的工具整理專案
同事說他手上好多專案在處理，好亂好亂。
＊將視覺乾淨化：專案的第一頁放上一張白紙
因為我們人類是視覺的動物。
所以任何情況下，「進入眼前的畫面」要越乾淨越好，不然我們要找東西的時候會不知道眼睛該看哪裡，光找東西就很浪費時間。
所以才要在第一張封面的地方墊上白紙，把不需要的資訊遮起來。
白紙還有一個用途，就是之後有memo邊都可以直接寫上去，其他人一看就知道重點要看哪邊或是專案進行到哪邊。
之後遇到專案相關筆記也可以直接寫在白紙上或是便條紙上貼上。
＊製作統一的標記方法：用便條紙做頁籤
然後用便條紙貼在白紙上（才不容易掉）。
側邊露出一點點，做出「像是頁籤的地方」。
側邊寫上專案的「案件編號、日期、關鍵字」，讓任何人都可以看到這些重點快速取件。
會貼一點點出來，方便翻找查詢。
這樣大家要找東西就知道直接看「便條紙」。
要看工作進度就直接看第一頁的白紙，
有什麼便條紙留言就直接貼在第一頁就好了，才不會每次要拿第一頁的資料還要重貼便條紙很麻煩（浪費時間）。
＊便條紙頁籤的變化
甚至是公司可以統一一下，不同類型的專案可以用不同顏色的便條紙去分開，這樣所有公司的人一看「便條紙的顏色（直覺）」就知道是哪種專案的。
但如果要用顏色的區分的話，記得要
- 用直覺的顏色去分類
- 數量不要太多（不要超過5種分類），不然會很難記憶
一半我建議用1~3種分類就可以了，因為分類一多，就會要多用腦袋去「想起來或做判斷」，就變成是要多花腦力以及時間，就是浪費時間了，會變成是失敗的整理！
只是用這些小工具就可以讓工作效率提升，不覺得很划算嗎！
值得！
＊桌面要淨空，能什麼都不放就什麼都不要放
另外，辦公桌也是能乾淨就乾淨。
建議不要放任何東西，最好連筆筒都不要放。
桌墊下也不要壓偶像照風景圖，因為你會分心。
進入我們眼睛的東西就會進入我們的大腦潛意識。
再強調一次：
我們人類是視覺的動物
我們人類是視覺的動物
我們人類是視覺的動物
桌上只要放今天要處理的事情。
今天看起來處理不完的事情就收起來明天再處理。
我光是看到一堆文件就會有壓力，今天做不完的工作一律藏起來（收）。
不要輕易的立下大志，想著今天要處理100件任務、能做多少做多少。
抱這種想法加班到死不意外R。
我們生命有限，上班時間也有限，一天就是工作8小時。
上班前就可以估算今天要進行的工作內容，目標下班前將「這些工作」完成，訂下目標後，就專注眼前的工作就好。
其他相關討論
＊整理的好處：要丟工作給別人的時候比較好丟XD
其實把東西整理得清楚，有一個非常大的好處，就是：請假的時候比較可以好好休息。
因為你資料都整理得很清楚了，要是專案遇到什麼問題，同事電話一來，你就：我專案的封面上都有memo進度可以參考，直接看那邊就可以了。
同事老闆就也比較不需要打電話去追你。
（同事老闆也不喜歡在你休假的時候打電話追你好嗎，他們是不得已的！）
（同事老闆也不喜歡在你休假的時候打電話追你好嗎，他們是不得已的！）
交接也是，根本不需要交接，你就：我資料都分類清楚，上面都有寫上進度狀況了，直接參考就可以了！
烙跑可以烙得很快！（咦）
自己工作更輕鬆以外，自己的休息時間也可以更愉快唷！
大家也來把自己的辦公桌整理乾淨吧～
＊整理的疑惑：每個人都又自己的做事方法，有需要統一嗎？
辦公室不是自己家，是大家一起共同做事情的地方。
除了自己要工作以外，讓別人瞭解自己的工作狀況也很重要。
這樣就算你外出請假，同事也可以快速幫你解決臨時的問題，難道你就很喜歡一直休假接電話，把所有事情都攬在自己身上嗎？
（莫非你是喜歡自己像是個大忙人的感覺）
（莫非你是喜歡自己像是個大忙人的感覺）
工作忙碌或是一直在工作並不等於工作有效率。
如果你一直花時間在溝通聯絡、找檔案找東西，那你就是在「浪費時間」而已。
（是的，溝通也有可能是浪費時間，要注意。）
（是的，溝通也有可能是浪費時間，要注意。）
趕快把工作有效率的做完，回家打電動不好嗎？
（那個，我先回去打電動了，お失礼Ꮚ･ꈊ･Ꮚ）
（那個，我先回去打電動了，お失礼Ꮚ･ꈊ･Ꮚ）
補充：如果已經很有效率的工作卻還是不能下班，那可能是公司體制有問題
如果你的工作已經有效率了、同事的工作也是有效率的狀況下，工作還是做不完，那有可能會是公司體制有問題。
- 應該要改善工作流程，來節省公司的人力成本。
- 或應該要找新員工來應對工作業務。
如果公司體制是有問題，大家明明都工作的很有效率了卻還是沒有找新人來分擔業務，員工們每天超時工作加班責任制，那代表「公司不賺錢」，必須要「犧牲員工的健康成本來營運」，這就不是一家好公司了。
你可能也要檢討自己為什麼沒有能力換到制度更好的公司工作了，趕快逃走R（笑）。
公司如果有問題可以改善就改善看看，如果沒辦法也不能接受的話就提升自己的能力換工作吧。
＊能交給工具處理的就用工具處理吧，因為意志力很寶貴，腦力要省著用
其實我們老闆本身是頭腦具有龐大短期記憶力的人，所以他確實同一時間處理很多都處理得來，
但其實一般人沒有辦法做到這樣，我也沒有辦法。
但其實一般人沒有辦法做到這樣，我也沒有辦法。
因為我看到這麼厲害的人，硬記資訊還是會記錯，東西一多就還是會出亂子，深深地了解到大腦不是用來「背資訊的」。
其實大腦本身的設計就是會一直「忘記」，把不重要的事情忘記，只記得重要的事情。
其實大腦本身的設計就是會一直「忘記」，把不重要的事情忘記，只記得重要的事情。
大腦的設計其實是用來「處理事情的」。
所以我直接不使用自己的大腦去做短期記憶，我傾向把大腦全部的容量淨空留下來「處理」事情（其餘時刻都放空！）。
所以我直接不使用自己的大腦去做短期記憶，我傾向把大腦全部的容量淨空留下來「處理」事情（其餘時刻都放空！）。
其他需要「記憶」等等的小事情，可以交給工具的事情，我就會全部交給工具。
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