[整理]辦公室整理案例:用簡單的工具整理專案

這次去東京本社支援,老闆讓我幫忙整理宿舍、整理辦公室。
獲得可以整理整個辦公室的許可,超開心٩(^ᴗ^)۶

同事們看到我都跟我說:我資料也好亂我頭腦也好亂、可以幫我整理辦公桌嗎、拜託蝦米子救救我們。
突然覺得自己好像很受歡迎,好開心啊XDDDDD

交給我交給我,全部都交給我吧(笑)
同事下班離開後的桌子,參考(笑)。

辦公室整理案例:用簡單的工具整理專案

*東京同事們遇到的問題

同事們各自有處理許多專案,我也有耳聞老闆提到過,大家請假的時候東西都找不到不知道做到哪裡,要接手也沒辦法,很痛苦。

後來去了解了東京同事的工作內容後,目前東京同事們遇到的問題是:
  • 專案太多頭腦很亂
  • 每個案子有有不同進度或變更,進行到哪裡有些不清楚
  • 同事休假時,其他同事因為不了解專案,遇到問題要找資料上手也有困難,變成大家很難休息
  • 電話一來,大家在找專案的時候不知道是誰負責的、找專案的檔案也找不到

*診斷

  • 專案太多頭腦很亂:因為資料一份一份的,沒有額外做標記,所以一份專案拿起來還要找相關資訊才能判斷內容,這個「尋找和判斷」都是被浪費掉的時間,所以要讓任何人拿到專案後可以快速了解專案內容。
  • 每個案子有有不同進度或變更,進行到哪裡有些不清楚:因為有進度也有變化,變化得很快,這部分如果用電子化管理的話又會多一個手續、多一份工,因為繁瑣難以持之以恆,也浪費時間,所以用手寫即可。
  • 同事休假時,其他同事因為不了解專案,遇到問題要找資料上手也有困難,變成大家很難休息:這是因為檔案標籤沒有「統一方法」,同一個公司大家討論一個統一標籤的方法是必要的。
  • 電話一來,大家在找專案的時候不知道是誰負責的、找專案的檔案也找不到:這也是因為大家專案的標籤沒有標示清楚,所以其他同事難以快速掌握自己以外的人進行專案進度。又為專案變化快,想要快速處理重點事務的話確實不需要電子化,還要花時間敲電腦管理進度,不符合時間成本。

*解決方案

只要運用小工具就可以解決了:L型資料夾、便條紙、白紙、原子筆,這樣就夠了。
一起來看看吧!

補充:

整理有一個重點,就是「維持要直覺、方便、快速」,如果手續一繁瑣就會很難維持。
所以用「隨手可以取得的工具+簡單直覺的方法」是必要的。

辦公室整理案例:用簡單的工具整理專案

同事說他手上好多專案在處理,好亂好亂。

*將視覺乾淨化:專案的第一頁放上一張白紙

因為我們人類是視覺的動物。
所以任何情況下,「進入眼前的畫面」要越乾淨越好,不然我們要找東西的時候會不知道眼睛該看哪裡,光找東西就很浪費時間。
所以才要在第一張封面的地方墊上白紙,把不需要的資訊遮起來

白紙還有一個用途,就是之後有memo邊都可以直接寫上去,其他人一看就知道重點要看哪邊或是專案進行到哪邊。
之後遇到專案相關筆記也可以直接寫在白紙上或是便條紙上貼上。

*製作統一的標記方法:用便條紙做頁籤

然後用便條紙貼在白紙上(才不容易掉)。
側邊露出一點點,做出「像是頁籤的地方」。

側邊寫上專案的「案件編號、日期、關鍵字」,讓任何人都可以看到這些重點快速取件。
會貼一點點出來,方便翻找查詢。
這樣大家要找東西就知道直接看「便條紙」。
要看工作進度就直接看第一頁的白紙,
有什麼便條紙留言就直接貼在第一頁就好了,才不會每次要拿第一頁的資料還要重貼便條紙很麻煩(浪費時間)。

*便條紙頁籤的變化

甚至是公司可以統一一下,不同類型的專案可以用不同顏色的便條紙去分開,這樣所有公司的人一看「便條紙的顏色(直覺)」就知道是哪種專案的。

但如果要用顏色的區分的話,記得要
  1. 用直覺的顏色去分類
  2. 數量不要太多(不要超過5種分類),不然會很難記憶
一半我建議用1~3種分類就可以了,因為分類一多,就會要多用腦袋去「想起來或做判斷」,就變成是要多花腦力以及時間,就是浪費時間了,會變成是失敗的整理!

只是用這些小工具就可以讓工作效率提升,不覺得很划算嗎!
值得!

*桌面要淨空,能什麼都不放就什麼都不要放

另外,辦公桌也是能乾淨就乾淨。
建議不要放任何東西,最好連筆筒都不要放。
桌墊下也不要壓偶像照風景圖,因為你會分心。
進入我們眼睛的東西就會進入我們的大腦潛意識。
再強調一次:

我們人類是視覺的動物
我們人類是視覺的動物
我們人類是視覺的動物

桌上只要放今天要處理的事情。
今天看起來處理不完的事情就收起來明天再處理。
我光是看到一堆文件就會有壓力,今天做不完的工作一律藏起來(收)。

不要輕易的立下大志,想著今天要處理100件任務、能做多少做多少。
抱這種想法加班到死不意外R。

我們生命有限,上班時間也有限,一天就是工作8小時。
上班前就可以估算今天要進行的工作內容,目標下班前將「這些工作」完成,訂下目標後,就專注眼前的工作就好。

其他相關討論

*整理的好處:要丟工作給別人的時候比較好丟XD

其實把東西整理得清楚,有一個非常大的好處,就是:請假的時候比較可以好好休息
因為你資料都整理得很清楚了,要是專案遇到什麼問題,同事電話一來,你就:我專案的封面上都有memo進度可以參考,直接看那邊就可以了。
同事老闆就也比較不需要打電話去追你。
(同事老闆也不喜歡在你休假的時候打電話追你好嗎,他們是不得已的!)
交接也是,根本不需要交接,你就:我資料都分類清楚,上面都有寫上進度狀況了,直接參考就可以了!
烙跑可以烙得很快!(咦)

自己工作更輕鬆以外,自己的休息時間也可以更愉快唷!
大家也來把自己的辦公桌整理乾淨吧~

*整理的疑惑:每個人都又自己的做事方法,有需要統一嗎?

辦公室不是自己家,是大家一起共同做事情的地方
除了自己要工作以外,讓別人瞭解自己的工作狀況也很重要。
這樣就算你外出請假,同事也可以快速幫你解決臨時的問題,難道你就很喜歡一直休假接電話,把所有事情都攬在自己身上好像嗎?
(莫非你是喜歡自己像是個大忙人的感覺)

工作忙碌或是一直在工作並不等於工作有效率
如果你一直花時間在溝通聯絡、找檔案找東西,那你就是在「浪費時間」而已
(是的,溝通也有可能是浪費時間,要注意。)
趕快把工作有效率的做完,回家打電動不好嗎?(那個,我先回去打電動了,お失礼Ꮚ・ꈊ・Ꮚ)

補充:如果已經很有效率的工作卻還是不能下班,那可能是公司體制有問題

如果你的工作已經有效率了、同事的工作也是有效率的狀況下,工作還是做不完,那有可能會是公司體制有問題。
  1. 應該要改善工作流程,來節省公司的人力成本。
  2. 或應該要找新員工來應對工作業務
如果公司體制是有問題,大家明明都工作的很有效率了卻還是沒有找新人來分擔業務,員工們每天超時工作加班責任制,那代表「公司不賺錢」,必須要「犧牲員工的健康成本來營運」,這就不是一家好公司了。
你可能也要檢討自己為什麼沒有能力換到制度更好的公司工作了,趕快逃走R(笑)。
公司如果有問題可以改善就改善看看,如果沒辦法也不能接受的話就提升自己的能力換工作吧。

*能交給工具處理的就用工具處理吧,因為意志力很寶貴,腦力要省著用

其實我們老闆本身是頭腦具有龐大短期記憶力的人,所以他確實同一時間處理很多都處理得來,
但其實一般人沒有辦法做到這樣,我也沒有辦法。
因為我看到這麼厲害的人,硬記資訊還是會記錯,東西一多就還是會出亂子,深深地了解到大腦不是用來「背資訊的」。
其實大腦本身的設計就是會一直「忘記」,把不重要的事情忘記,只記得重要的事情
大腦的設計其實是用來「處理事情的」
所以我直接不使用自己的大腦去做短期記憶,我傾向把大腦全部的容量淨空留下來「處理」事情(其餘時刻都放空!)。
其他需要「記憶」等等的小事情,可以交給工具的事情,我就會全部交給工具。

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