[溝通]工作做不完?一直被插件?跟上司溝通工作排程的小技巧建議


千萬不要問上司:
我現在手邊處理那麼多案件,你哪個最急?

那天我聽到同事這樣說,心理大驚:
但但但但幾壘!?這樣問也太沒禮貌了吧,不可能讓上司去清點你的工作啊....整理自己手上任務的輕重緩急是自己的工作啦!>___<


我認為比較好的做法,是自己先列好清單,大概排好序後,帶著清單去問上司:
我這邊大概看了一下,我目前手邊的工作覺得最急的是D專案和F專案,其他專案的的緊急度是這樣排序,跟您確認是這樣子嗎?還是您覺得有哪個更需要優先處理呢?

並且順便將所有的專案最晚繳交期限也一併確認起來。

跟上司溝通工作排程的小技巧建議

*如果是上司白目的要求

如果上司說:10個專案明天就要。

我建議你也老實的說:這看起來非常有困難,請讓其他同事支援我。或是我工作能力不足,能不能請您給我一些指點,一次生出10個專案的技巧。
(搞不好還真的有技巧,問問看吧)

*如果是上司下班前才丟急件出來

常常遇到的是上司下班前才丟一個任務出來,跟你說:「這個很急,下班就要。」

偶爾一次就算了,如果「常常發生的話」,代表這個上司的工作排程是有問題的,你必須要「指導」他。

方法可能是

  1. 多攬一點工作,讓自己去hold住所有專案的進度
    就是因為公司沒有人在hold進度,所以才會發生每次都是最後一刻才在喊「急」。
    如果有排序的話,就可以按照優先緊急程度來處理,沒道理所有的事情每天都是明天都要吧。
    提前準備規劃是必須的。
    多攬著一點工作看起來是吃虧,但是實際上可以避免讓自己加班,也可以讓公司的進度更有條理,同事們應該也會感謝你的。
  2. 跟上司溝通
    有禮貌的跟上司溝通,跟上司說:
    這個專案我估計最少要花3小時才能完成,下班前1小時說要將它完成其實我覺得是很有困難的。
    (因為有可能真的是自己的方法不對,上司覺得有可能短時間趕出來的話,就請上司教教你技巧,沒道理上司做不到的事情要求你做吧)

    告訴上司,我想把事情做好:
    我不喜歡把事情拖到最後一刻處理,壓力會很大也有可能會因為考慮不仔細而出問題。
    我希望事情可以提前準備。
    希望往後這種緊急的任務可以提前告訴我,提前讓我知道的話,我可以將不急迫的專案往後挪,優先處理這個項目。
    (這樣就變成是把「上司老是把問題最後一刻丟出來」這個問題點出來讓對方知道。反映一下:我們提前準備好不好,不要拖到最後一刻才在趕,這樣很累~)

*被插件時溝通的技巧:記得確認每個任務的最後期限(Deadline)

相信大家一定都有被插件的經驗。
工作明明已經很忙了,同事上司還一直丟任務給你,要你處理。
這時候你記得要確認:這個任務是什麼時候要的呢?

你會發現,你看對方很著急以為對方今天就要,結果對方跟你說下禮拜才要。
(蝦:什麼嘛,原來可以明天再做啊(笑))

或是對方真的說很急,要你今天就給。
那你就將你已經整理好的「任務清單提交給對方看」,跟對方說目前我手上在處理這些事情,這個項目急迫程度大概在哪個程度呢?如果比其他任務還要急的話,我優先處理這個項目沒問題。

事情都有輕重緩急

事情都有輕重緩急。
建議大家可以每天整理一下自己的工作清單,重新排序一下自己任務的「輕重緩急」。
每天的時間有限,能做的事情也有限。

不要太貪心,評估一下自己能做多少事情,把能做的事情做好就是很了不起的事情了。

沒有留言:

張貼留言

↯如果我的文章對你有幫助的話,歡迎留言給蝦米子鼓勵唷φ(´e` )♪↯