[管理]電腦檔案整理的方法(三)工作檔案歸檔、個人檔案歸檔

「個人檔案」會比「工作檔案」複雜一點點,因為個人檔案是一輩子的。
所以
個人檔案除了時間軸以外、還會有興趣、學校、工作等等,以及音樂、照片、影片等等的檔案類型。
工作檔案只會有常用文件、執行中專案、結案專案,相對簡單很多。

大原則是:
  • 儲存位置:會需要共用的檔案就放雲端(裝置共用、手機共用)、不會需要跟人共用的就存放硬碟。
  • 分類:領域(如學校、遊戲、工作)、檔案類型(音樂、照片、影片)
  • 一目瞭然:打開資料夾後,不要讓資料夾的數量超過一個電腦的畫面,超過就要分類
  • 用數字排序:讓重要的且常用的資料夾出現在前方、用重要等級排序、同等重要的並列即可
  • 外加一顆硬碟做備份:這個硬碟大約是一年備份一次「硬碟」、「雲端」、「桌面」

工作專案歸檔

工作歸檔用的檔案我高度建議要放在Google雲端(開關權限方便)。
資料不多的話可以開一個工作專用的免費新帳號,資料很多的話我建議提案給公司買一個商業版Google:G Suite

商業版G Suite的優點

  • 共享的專案會在左側側欄一目瞭然,比免費版的方便
  • 同事之間查看的共用檔案都非常方便
  • 或是找什麼檔案連結丟丟就好了
  • 還可以一起同時編輯文件
  • 手機也可以登入查看編輯檔案
商業版Google:G Suite
30GB一個帳號5.4美金/月、2T一個帳號10.8美金/月
買一人份開權限大家用就好了。

看圖作參考


參考一下我的工作雲端歸檔:
區域1. [00-置頂文件]
區域2. [年度文件歸檔]
區域3. 長期未結案進行中,先不整理
區域4. [年度文件歸檔]內的模樣,用[2022xxxx檔案名稱]命名

*小結論

工作檔案的歸檔建議使用Google雲端,但如果檔案太大(設計業比較會遇到),
就只能存在硬碟裡面,要共用的檔案再上傳了。

個人檔案歸檔

其實我覺得雲端是最好的存放位置。
但因為個人檔案是一輩子的,雲端收錢要收一輩子有點傷荷包。

所以不太常會用的檔案就存在普通硬碟(或外接硬碟)。
經常性還是會存取的就放在雲端硬碟。

*使用雲端硬碟的必要性:

我覺得是必要的,而且非常方便。
因為用手機也可以開一些個人檔案,不管你人在台灣還是出國旅遊,有沒有帶電腦出門,
你只要有裝置可以登入Google帳密就可以登入抓個人資料。

我真的覺得資料放Google雲端超方便的,有時候人在外面,遇到需要銀行資料的時候,
我就開手機敲敲搜尋「xx銀行」,截圖傳檔。
如果存相簿我還要翻啊找的。
Google雲端搜尋一下就跑出來了!

隱私問題呢?
你可能會說,這是個人隱私不想放網路上,而且我會把這些資料都存在手機裡。
但有沒有可能你人在外面旅遊,手機和護照都被偷走這種狀況發生呢?
(謎之音:等一下這也太慘了吧)

我是覺得凡事都要做好最壞的打算,身分證、護照的影本最好在雲端空間存一份。
如果真的擔心隱私的話,至少把這文件用Email寄到自己信箱存放,找個地方藏起來。
遇到狀況的時候也還是有辦法一個人應對。

蝦米子小故事
蝦米子是冒失的人,因為檔案不見手機不見錢包不見這種事情,都有遇過。

那心情實在太阿雜了,為了不讓自己又遇到一樣的事情。
所以我會讓自己處於:就算手機被偷、電腦爆掉、護照弄不見
我還是有辦法在任何地方,用借來的裝置登入手機找到自己的需要的資料
讓自己隨時隨地保持心靈的平靜 一 人 一

路人:妳要不要出家?
蝦米子:不要

*雲端硬碟圖片參考:

個人檔案也一樣可以用命名一目了然地看出檔案狀況
區域左上. [00-置頂文件]
區域左中. [年度文件歸檔]
區域左下. 長期未結案進行中,先不整理

*外接硬碟:

外接硬碟的命名方式有些不一樣,是因為東西都是比較大的收藏用、歷史存檔、屯物。
所以不是事件專案,就不會需要用到時間軸來命名排序。

排序的根據是自己喜歡的程度
一樣用數字排序來命名,越喜歡的越前面或是越常用的編號越前面

*外接硬碟圖片參考:

分成三大類後,資料夾越多,就加上數字排序,越喜歡的排越前面

*外接硬碟圖片參考(工作):


因為是工作的個人歸檔,所以會排序得比較仔細。
前方加上數字排序,越重要的和越常用的排越前面。
然後我還用空的資料夾做區隔,方便區分性質......一目瞭然!
00~03[資料夾] 常用素材
04~08[資料夾] 案件
09~11[資料夾] 不常用的素材

小結論

  • 根據自己有沒有需要跟其他人共用編輯、裝置共用來決定檔案要存放的位置(雲端?硬碟?)
  • 檔案要一目瞭然很重要
  • 檔案多的時候用數字做排序:排出喜愛程度、便利程度、重要程度

我個人是平常執行中專案都放在桌面,等結案後就會加上日期歸檔處理。
不過歸檔也不用天天歸,可以拉一個資料夾[定期歸檔]暫存,
有結案的檔案就先丟那邊,每三個月或半年再一次上傳雲端或是外接硬碟就好了。

記得,我們蝦米子的懶人整理法的最高原則是為了讓自己有清爽的頭腦耍廢。
要讓自己好懶好輕鬆是最重要的事情,千萬不要太勤快,浪費時間的白工一律不做!

蝦米子:我們是蝦米子懶人教會,簡稱懶教((っ˘▽˘)(˘▽˘)˘▽˘ς)發光)。
老媽:妳講話再這麼難聽把妳塞回去!!

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