[管理]電腦檔案整理的方法(二)執行中專案的歸納整理

文件整理分成「桌面」和「歸檔」

  • 桌面:正在進行中工作。需要立刻處理、定期追蹤、經常需要存取的常用文件。
  • 歸檔:已經完成檔案,一年內不會使用,存起來以防萬一用的。
    (如:音樂、照片、學生時期資料、喜歡的東西搜集。)

存放位置

  • 桌面:檔案大小通常比較輕,六個月或是電腦快壞掉前定期備份整個桌面的資料,以防電腦掛掉遺失檔案。
  • 歸檔:因為是大量的檔案累積。
    ⥤自己不會再開的東西放外接硬碟儲存(不用錢)、
    ⥤自己最常用的文件如駕照銀行存摺拍照,存google雲端(因為手機也可以開、出國旅行臨時急用、換裝置都可以直接開)
    ⥤因為不常用的檔案放在硬碟其實佔空間,直接放在外接硬碟或是雲端的話,如果突然要換裝置或是電腦出要重灌的時候很快就可以轉移電腦!

執行中作業的歸納整理(桌面)

這是我的桌面,我工作、私人是共用同一台電腦。

這是我的位置分配方式

區塊1.私人檔案,進行中、需要定期追蹤
區塊2.工作檔案,進行中專案,經常存取的文件
區塊3.工作檔案及私人檔案,急件需要盡快Clear掉
區塊4.部落格檔案,進行中

你可以根據你的使用方式區分出區塊,讓自己一目了然,知道目前正在處理事務的工作量

急件需要放左邊還是放右邊?

要參考電腦的預設
MAC預設新建立的檔案會出現在右邊,所以右邊自然變成我的急件區。
但如果我是使用Windows,Windows預設新建立的檔案會出現在左邊,左邊就會變成急件區。

目標將桌面清空!!!!

雖然這可能是個漫漫長路,但是為了美美且清爽的桌面,我願意努力。
有時候時間久了,有些檔案我會覺得不處理也沒關係,就直接上日期歸檔,作結案處理。
讓檔案消失在我的桌面。
我要做的就是定期看看桌面有沒有可以Clear掉的文件,打怪打怪完成任務的概念

因為我們人類是視覺動物,所以能放進入眼睛的都會影響我們。
雜亂也會無意識的影響我們的心情和思緒,需要注意。

桌面的軟體快捷?

軟體捷徑太多會很雜亂,佔桌面空間。
建議可以把常用、每天都會開的「LINE、Chrome、工作軟體」釘選在工具列。
比較不常用的,釘選在「開始」裡面的工具列,比較快的路徑。
但放在桌面會進入視覺,我們的大腦在秒瞬間會覺得「這要不要處理?」,建議不要跟一般待處理文件放在一起。

執行中作業的管理

*處理中檔案:

原則上是不需要特別命名,但是當檔案一多,同一類型的丟到同一個資料夾做分類
而且因為進行中的檔案,變動還很多,所以用資料夾包起來簡單命名分類就好了。
花太多工的話之後又會一直調整,你就一直在修改檔案名稱就好了啊!!!(生氣)

所以進行中的檔案不用花太多心思去處理檔案命名,名稱也隨便取就好
大原則是一目瞭然、直覺、方便尋找,這樣就好了。

這邊是丸少爺的範例,算是我正在進行中的專案。
相關資料我都丟丟丟丟,全部丟到同一個資料夾裡面,
但因為檔案太多了,我不容易找到我要的資料,所以大致上粗略做了分類。
分不進資料夾的零碎文件,就散裝在外面,等到有同性質的文件又出現後,再用資料夾分裝。

*處理中檔案資料夾命名:

利用數字做排序,要做的事情只有一個:置頂

[00-置頂文件]
[01-重要且常用的文件]
[....以下省略...]
[99-重要但不常用的文件](如:契約書、軟體)
[2021年]
[2022年]
 [大雄的繳交資料]
[月末整理報告]
常用的編號小:「00-待處理」,資料夾就會置頂。

進行中的檔案就不在前方加上數字排序,他就會陸續往後堆積,
沒關係就給它堆,有重要的再拉上來就好。
最後結案的再加上日期[20220623檔案名稱],丟到結案區[2022資料夾]

小結論

進行中的文件就放電腦桌面。
已經結案的文件就都歸檔到其他硬碟裡面(後面會再講歸檔的方法)。

目標把桌面出現的專案都處理解決後,還自己一個美麗的桌面

另外因為進行中檔案變動很多,不需要太糾結於檔案命名方式。
好找、方便、直覺的大分類就好,但因為資料夾一多又會有一些重要資料夾找不到。
就給資料夾前方加個「00-資料夾」、「01-資料夾」,置頂他們,
讓你方便快速找掉常用、重要的文件。

以上,執行中專案的歸納整理^.<

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